Omschrijving
Het leveren van producten en diensten op het gebied van P&O, Financiën, ICT, Communicatie, Juridische zaken, Inkoop, Facilitaire zaken en bestuurs- en managementondersteuning. Samen werken aan de prestaties die we als gemeente willen leveren is hierbij onze leidraad en dan niet alleen voor de gemeente Deventer. Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) hebben een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering. De financiële administratie, de gemeentelijke belastingen, de ICT, de facilitaire zaken en het inkoopadvies leveren we in dat verband vanuit de gemeente Deventer.
Met ingang van 2017 zijn gemeenten verplicht om een programma bedrijfsvoering in de begroting op te nemen. In Deventer integreren we tegelijkertijd de paragraaf bedrijfsvoering. We doen dit om alle onderdelen die betrekking hebben op bedrijfsvoering te bundelen. De invoering van een programma gericht op bedrijfsvoering maakt het mogelijk om, net als de andere gemeentelijke programma’s, vanuit de actuele beleidscontext de bijbehorende doelstellingen en te leveren prestaties in de vorm van speerpunten te laten zien want vanuit het programma bedrijfsvoering leveren we producten en diensten van ‘wc-rol tot strategisch advies’. Het onderscheid tussen inhoudelijke programma’s en bedrijfsvoering vervalt daarmee net als het onderscheid tussen primair proces en overhead. Het een kan niet zonder het ander.
Organisatie van de Toekomst
De kern van ons werk is helder: werken aan de gemeenschap Deventer. Hoe we zaken oppakken wordt niet meer bepaald door hoe wij ons als organisatie georganiseerd hebben. We keren het om. Hoe wij ons organiseren wordt bepaald door de opgaven in de gemeenschap. Hoe we aan die opgaven werken, verschilt. Welke rol we vervullen, wat onze bijdrage is, is afhankelijk van wat de opgave is, van wie het initiatief neemt, van de partners die er zich voor inspannen of juist niet. Dus organiseren we ons opnieuw, rondom de maatschappelijke vraagstukken van vandaag en morgen. We hebben in 2015 de strategische organisatiekoers, de uitgangspunten van onze ontwikkeling, de opgaven en bijbehorende maatschappelijke vraagstukken geformuleerd in “Deventer Beweegt”.
In 2016 zijn we gestart met de inrichting van onze organisatie en geven invulling aan de maatschappelijke vraagstukken.
2017 staat in het teken van bestendiging enerzijds (werken en leren binnen de ingezette koers) en anderzijds in het goed inspelen op nieuwe vragen en ontwikkelingen in en om onze Deventer samenleving. En dat geldt ook voor de jaren erna: we volgen de bewegingen in de maatschappij; waar nodig benoemen we nieuwe maatschappelijke opgaven of passen we de bestaande aan. We leren (opnieuw) werken in het netwerk; met inwoners, partners, bedrijven, kennisinstellingen. Ook zij veranderen; dat betekent de komende jaren continu leren en vernieuwen. Voor de eigen organisatie betekent dit dat de verandering nooit af is; we zijn flexibel en schakelbaar, zodat we steeds kunnen aansluiten bij wat de gemeenschap van ons vraagt.
Dekkingsvraagstuk
Zoals in de voorjaarsnota 2016 al is gesteld, is na analyse van de jaarrekening 2015 en een doorkijk naar latere jaren gebleken dat er structureel sprake zal zijn van dekkingstekort op onze bedrijfsvoering. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door terugloop van projecten en het beschikbaar komen van aanvullende middelen van derden gedurende het jaar. De hierdoor veroorzaakte onderdekking wordt ongedaan gemaakt door een samenhangend pakket van maatregelen dat snijdt in gemeentebreed bedrijfsvoeringskosten. Dit betreft een combinatie van beperken materiële uitgaven, structureel behalen van enkele voordelen en personeelsreductie. Het effect van de maatregelen in de bedrijfsvoering is zichtbaar in de exploitatie waar vanaf 2016 sprake is van een substantiële afname van de lasten.
"De organisatie van de toekomst mogelijk maken: een flexibele en schakelbare organisatie” is de missie die verbonden is aan het programma bedrijfsvoering. De basis op orde hebben is daarbij net zo belangrijk als het verbeteren en vernieuwen van de bedrijfsvoering van de gemeente. Immers, de gegevensverzamelingen, de daaraan verbonden (informatie)-systemen en bedrijfsvoeringsprocessen zijn in het hier en nu al essentieel om goede producten en diensten te leveren en daarmee de gemeentelijke doelen te bereiken en als organisatie in control te zijn. Verbetering en vernieuwing is nodig om een bijdrage te leveren aan de organisatie van de toekomst.
Dat er sprake is van slinkende middelen is hierbij een extra uitdaging: bezuinigen en tegelijkertijd vernieuwen doe je niet zo maar even.
Als het gaat om vernieuwen zetten we nadrukkelijk in op verdergaande digitalisering van producten en diensten die vanuit het programma worden geleverd. De vernieuwing willen we ook bereiken door in te zetten op de digitale vaardigheid en attitude van onze medewerkers. Het persoonlijk contact binnen en buiten onze organisatie mag daarbij niet uit het oog worden verloren. Immers persoonlijk contact maakt het verschil, als het gaat om de kwaliteit van dienstverlening in een gedigitaliseerde omgeving, zowel binnen bedrijfsvoering zelf als voor de gehele organisatie van de toekomst. Deze ontwikkeling vereist nieuwe competenties bij de medewerkers, zoals meer nadruk op in digitale mogelijkheden denken, communicatieve vaardigheden en flexibiliteit.
Dat betekent dat het aanbod in leren en ontwikkelen van management en medewerkers van de gemeente mede daarop is gericht.
Zoals eerder aangegeven is de basis op orde van groot belang. Juistheid, volledigheid en actualiteit van gegevens is noodzakelijk om succesvol en veilig vernieuwingen zoals ‘open data’, een burgergerichte begroting te realiseren.
Mogelijk maken houdt ook in dat we onze interne richtlijnen en regels ter discussie stellen en nagaan of deze bijdragen aan de organisatie die we willen zijn. Tegelijkertijd moeten we ons bewegen binnen de landelijke wet- en regelgeving. We moeten bijvoorbeeld voldoen aan het nieuwe besluit begroting en verantwoording (BBV), de vennootschapsbelasting (VPB), de nieuwe privacywetgeving en informatieveiligheid die daarbij hoort. Het risicogericht werken is eveneens een speerpunt. Het nieuwe risicomanagementsysteem geeft hiertoe een impuls net zoals het adviesgesprek hierover met de risicohouders.
Het programma bedrijfsvoering omvat een zeer breed pallet van producten en diensten die de gehele gemeente en de gemeenschap raakt. Of het nou gaat om het faciliteren van het stadhuiskwartier, het ondersteunen van projecten in de gemeente en de teams die de andere gemeentelijke programma’s mogelijk maken. We gaan er samen voor zowel in het beheer op orde, de vernieuwing als de bezuinigingen die tegelijkertijd nodig zijn.
Inhuur
De begrote inhuur 2017 bedraagt €4,155 miljoen. Het gaat dan om inhuur extra capaciteit van €1,948 miljoen en inhuur specifieke deskundigheid van €1,192 miljoen. Daarnaast verwachten we in 2017 dat inhuur plaatsvindt binnen de vaste formatie, deze inhuur wordt ingeschat op €1,015 miljoen. Het gaat dan om tijdelijke invulling van vacatures en inhuur in verband met ziekte. Bij de aanvraag voor inhuur wordt altijd eerst gekeken of dit intern binnen de organisatie kan worden opgelost of via de talentenregio. Wanneer dit niet het geval is wordt de inhuuraanvraag gepubliceerd op de inhuurdesk. Inhuuropdrachten boven de €100.000 moeten worden geaccordeerd door de directie. Via de P&C cyclus wordt gerapporteerd over de stand van zaken rondom het inhuurbudget.
Inhuur (bedragen x€1.000) | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016* | 2017 |
|---|---|---|---|---|---|---|
Inhuur vaste formatie | 1.878 | 1.170 | 1.115 | 1.362 | 1.016 | 1.015 |
Inhuur extra capaciteit | 3.549 | 4.537 | 4.683 | 4.713 | 2.829 | 1.948 |
Inhuur specifieke deskundigheid | 2.945 | 1.981 | 1.656 | 2.150 | 1.416 | 1.191 |
Totaal | 8.372 | 7.688 | 7.454 | 8.227 | 5.262 | 4.155 |
*op basis van gegevens zomerrapportage
Formatieontwikkeling
De formatie van de gemeente is een dynamisch gegeven. De formatie is onderhevig aan daling door taakstellingen en bezuinigingen maar ook aan stijging doordat taken van het Rijk naar de gemeente komen of andere ontwikkeling wanneer de gemeente Deventer bijvoorbeeld gastheer is voor een DOWR bedrijfsvoeringonderdeel, zoals ICT, FZ, belastingen de Financiële Administratie. De formatiereductie als gevolg van bezuinigingen en taakstellingen leidt daarom niet altijd 1 op 1 tot afname van de formatieomvang van de gemeente als geheel.
Meerjarige formatieontwikkeling | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 |
|---|---|---|---|---|
Totaal aantal fte | 700 | 694 | 693 | 693 |
De taakstellingen (m.n. op bedrijfsvoering) zijn nog niet verwerkt in de meerjarige formatieontwikkeling. Hierdoor zal de komende jaren de formatie nog verder dalen. Het Groenbedrijf is niet meegeteld in bovenstaande cijfers.
Opleidingontwikkeling
We streven naar een opleidingsbudget in 2020 dat passend blijft bij het ambitieniveau van onze organisatie. Het opleidingsbudget in 2017 wordt uitgesplitst in:
Strategisch opleidingsbudget | €261.000 |
Functioneel opleidingsbudget | €309.000 |
Medezeggenschap (OR/GO) | €15.000 |
Opleidingsbudget bij teams | €277.000 |
Totaal | €862.000 |
In de voorjaarsnota 2016 zijn eenmalige middelen ad €1.840.000 toegekend voor de ICT-voorziening van de gemeente (€1.051.000 in 2016, €504.000 in 2017 en €285.000 in 2018) om de ICT voorzieningen op peil te kunnen houden. De raad heeft daarbij het college een aanvullende opdracht gegeven om een extern onderzoek uit te laten voeren om meer integraal zicht te krijgen op de kaders, de huidige stand van zaken binnen de ICT organisatie, de toekomstige ontwikkelingen, de knelpunten, de mogelijke oplossingen en financiële doorvertaling daarvan in het meerjarenperspectief.
De resultaten van het onderzoek worden gepresenteerd aan de raad en dienen mede als input voor de in de eerste helft 2017 op te leveren DOWR-i visie en de daarbij behorende gemeentelijke oplegger waarin de gemeente specifieke visiecomponenten en mate van ambitie zijn opgenomen. Met deze visie ontstaat een meerjarenbeleids- en uitvoeringskader voor de gemeente Deventer en in het verlengde daarvan ook voor de partners Olst-Wijhe en Raalte. Deze I-visie wordt ter vaststelling aangeboden aan de raad.